34.5 कॉन्ट्रैक्ट रिटायरमेंट करवाएं
34.5। 3 फ़ाइल को बनाए रखने के लिए आर्काइव किया गया
वर्जीनिया पब्लिक रिकॉर्ड्स एक्ट के अनुसार एजेंसियों को लाइब्रेरी ऑफ़ वर्जीनिया के रिकॉर्ड बनाए रखने और सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए निपटान के निर्देशों और ज़रूरतों के साथ सहयोग करना चाहिए। वर्जीनिया कोड के सेक्शन § 42.1-85B में कहा गया है:
" बी। सार्वजनिक रिकॉर्ड रखने वाली कोई भी एजेंसी, सर्वे करने में द लाइब्रेरी ऑफ़ वर्जीनिया के साथ सहयोग करेगी। प्रत्येक एजेंसी ऐसी एजेंसी के रिकॉर्ड के किफ़ायती और कुशल प्रबंधन के लिए एक सक्रिय, निरंतर कार्यक्रम स्थापित करेगी और उसका रखरखाव करेगी। एजेंसी यह पक्का करने के लिए ज़िम्मेदार होगी कि उसके सार्वजनिक रिकॉर्ड पूरे जीवनचक्र में सुरक्षित रहें, उनका रखरखाव किया जाए और उन तक पहुँचा जा सके, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को जितनी बार ज़रूरी हो कनवर्ट करना और माइग्रेट करना शामिल है, ताकि हार्डवेयर, सॉफ़्टवेयर, या मीडिया के खराब होने या खराब होने की वजह से जानकारी खो न जाए। कोई भी सार्वजनिक अधिकारी, जो इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को रूपांतरित या माइग्रेट करता है, वह यह पक्का करेगा कि यह मूल रिकॉर्ड की सटीक कॉपी हो। कनवर्ट किए गए या माइग्रेट किए गए रिकॉर्ड में मूल रिकॉर्ड की ताकत होगी। "
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को यह पक्का करना होगा कि कॉन्ट्रैक्ट और कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन से जुड़े सभी पेपर और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड वर्जीनिया पब्लिक रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट मैनुअल के अनुसार बनाए जाएं।
कीवर्ड या सामान्य शब्द के आधार पर मैनुअल में खोजें।