8.0 परिचय
टेक्नोलॉजी ख़रीदने की प्रक्रिया में योजना बनाने, ज़रूरतों को तैयार करने और किसी अनुरोध को प्रोसेस करने, अनुरोध करने, मूल्यांकन, पुरस्कार और अनुबंध बनाने से लेकर डिलीवरी की प्राप्ति और स्वीकृति, भुगतान, इन्वेंट्री ट्रैकिंग और सामान और सेवाओं के निपटान तक की सभी गतिविधियाँ शामिल हैं। चाहे आवश्यक प्रौद्योगिकी उत्पाद या सेवा को एजेंसी द्वारा उसके प्रत्यायोजित प्राधिकार के तहत संसाधित किया जाता है, राज्यव्यापी अनुबंध के तहत खरीदा जाता है या खरीद के लिए VITA को भेजा जाता है, कार्यप्रवाह मूलतः एक जैसा ही होता है।
किसी भी तकनीकी अधिग्रहण की तैयारी करते समय दो प्रारंभिक और महत्वपूर्ण चरण जिन्हें पूरा करना ज़रूरी है:
- बिज़नेस की टेक्नोलॉजी की ज़रूरतों और टेक्नोलॉजी प्रॉडक्ट या सेवा के टाइप को पहचानें, जो टेक्नोलॉजी की ज़रूरतों को सबसे अच्छी तरह से पूरा करेगी। किसी तकनीकी समाधान की पहचान करें, न कि किसी खास उत्पाद की, जो तकनीक की ज़रूरतों को पूरा करे। लागत रोकने को ध्यान में रखते हुए, वह कौन सा उत्पाद या सेवा है जो नौकरी की ज़रूरतों को सबसे अच्छी तरह से पूरा करती है? इसके लिए यह आवश्यक हो सकता है कि क्रय करने वाली एजेंसी के कार्मिक या VITA कार्मिक अंतिम उपयोगकर्ता(ओं) से मिलकर उनकी आवश्यकताओं की पहचान करें, आवश्यकताएं तैयार करें तथा प्रौद्योगिकी समाधान प्रस्तावित करें।
- ऐसी ज़रूरतें और/या स्पेसिफ़िकेशन विकसित करें, जो बिज़नेस के उद्देश्यों को दर्शाती हों और खोजी जा रही टेक्नोलॉजी, प्रॉडक्ट, सेवा या समाधान की विशेषताओं के बारे में बताती हों। स्वीकार्यता और शुरुआती कीमत के अलावा उपयुक्तता और समग्र लागत प्रभावशीलता पर भी ध्यान दिया जाना चाहिए। टेक्नोलॉजी की विशिष्टताएं इस उद्देश्य और तकनीकी समाधान के लिए समग्र अर्थव्यवस्था की तलाश के अनुरूप प्रतिस्पर्धा को प्रोत्साहित करने, हतोत्साहित करने के लिए नहीं, बल्कि उन्हें हतोत्साहित करने के लिए लिखी जानी चाहिए। लक्ष्य है कॉमनवेल्थ के लिए सबसे अच्छा टेक्नोलॉजी सॉल्यूशन ढूंढते हुए ज़्यादा से ज़्यादा उचित प्रतियोगिता को आमंत्रित करना।
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