8.1 सूचना प्रौद्योगिकी की विशिष्टताएं
सूचना प्रौद्योगिकी (IT) विनिर्देशन एक प्रौद्योगिकी उत्पाद या सेवा का विवरण है जिसे ग्राहक खरीदना चाहता है और यह इस बात का भी विवरण है कि किसी पुरस्कार के लिए विचार किए जाने हेतु आपूर्तिकर्ता को क्या पेशकश करने के लिए तैयार रहना चाहिए। स्पेसिफिकेशन्स में किसी सामग्री, प्रॉडक्ट या सेवा की तकनीकी ज़रूरतों के बारे में बताया गया है और इसमें यह निर्धारित करने के लिए मापदंड शामिल हैं कि क्या ये आवश्यकताएँ पूरी हुई हैं या नहीं। एक स्पेसिफ़िकेशन परफ़ॉर्मेंस मापदंडों के बारे में बता सकता है, जिन्हें सप्लायर को पूरा करना होता है या इससे किए जाने वाले काम या काम का पूरा डिज़ाइन दिखाया जा सकता है।
स्पेसिफिकेशन्स यह तय करने का आधार प्रदान करती हैं कि सप्लायर ने अनुरोध में दी गई ज़रूरतों को पूरा किया है या नहीं। अच्छी तकनीक या खरीदी जा रही सेवाओं की प्रकृति यह निर्धारित करेगी कि स्पेसिफिकेशन्स लंबे होंगे या छोटे और किस वर्णनात्मक फ़ॉर्मेट का इस्तेमाल किया जाना चाहिए। ज़्यादातर स्पेसिफ़िकेशन्स में ज़रूरतों और गुणवत्ता आश्वासन के प्रावधानों का विवरण होता है और यह ज़रूरी तकनीक की न्यूनतम ज़रूरतों को पूरी तरह से परिभाषित करता है।
विनिर्देशन ही आवश्यक IT वस्तुओं या सेवाओं को प्राप्त करने का एकमात्र तरीका है। स्पेसिफिकेशन्स कॉन्ट्रैक्ट दस्तावेज़ का केंद्र होते हैं, जो कॉन्ट्रैक्ट के प्रदर्शन में ज़रूरी सामान या सेवाओं के सप्लायर को नियंत्रित करेगा, जो अनुपालन के बारे में निर्णय लेने का आधार बनेगा। अच्छे स्पेसिफिकेशन्स इच्छाओं के विपरीत वास्तविक, न्यूनतम ज़रूरतों को सेट करके पूर्ण और अप्रतिबंधित प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा देते हैं। स्पेसिफिकेशन्स में क्वालिटी आश्वासन के प्रावधान भी होने चाहिए, जो यह निर्धारित करने का तरीका प्रदान करते हैं कि सप्लायर ने अनुबंध संबंधी आवश्यकताओं को पूरा किया है या नहीं। खास जानकारी साफ़ और सटीक होनी चाहिए। अगर आवश्यकताएँ अस्पष्ट हैं या उनकी व्याख्या की गुंजाइश है, तो सप्लायर ऐसे व्याख्याएं करने के हकदार हैं जो अपने फ़ायदे के लिए कारगर हों। एक अच्छे स्पेसिफिकेशन से यह होना चाहिए:
- बिज़नेस की ज़रूरतों पर आधारित रहें।
- डिज़ाइन के बजाय परफॉरमेंस पर ज़ोर देना।
- ऐसी सुविधाओं की ज़रूरत नहीं है जिनकी प्रॉडक्ट या समाधान के ज़रूरी इस्तेमाल के लिए ज़रूरत नहीं है।
- पसंदीदा प्रॉडक्ट या समाधान की ज़रूरी विशेषताओं को पहचानें।
- इसे किसी बोलीदार/ऑफ़र देने वाले के द्वारा नहीं लिखा जाना चाहिए या किसी संभावित बोलीदार/ऑफ़र की सहायता से तैयार नहीं किया जाना चाहिए।
- कमर्शियल, ऑफ-द-शेल्फ उत्पादों का लिवरेज करें।
- ऐसी ज़रूरतों से बचें जो किसी खास विक्रेता के लिए अनुकूल हों।
- जितनी संभव हो उतनी हद तक प्रतियोगिता के लिए अनुमति दें।
- गुणात्मक होने के बजाय मात्रात्मक बनो।
- सत्यापित रहें।
- क्वालिटी को बढ़ा-चढ़ाकर नहीं बताया गया है, लेकिन व्यावसायिक उद्देश्य के लिए प्रदर्शन की अपेक्षाओं और ज़रूरतों को साफ़-साफ़ परिभाषित करता है।
- " जरूर " या " जैसे शब्दों के इस्तेमाल से बचें ", क्योंकि ये प्रतिस्पर्धा को प्रतिबंधित करते हैं और अक्सर किसी नए और नवोन्मेषी समाधान के ज़रिए सप्लायर से इंकार कर देते हैं।
स्पेसिफिकेशन्स हमेशा स्पष्ट और समझने योग्य होने चाहिए। उन्हें समान गुणवत्ता वाले उत्पादों के बीच प्रतिस्पर्धा की अनुमति देनी चाहिए। विशिष्टताओं में ख़रीदारी की गुणवत्ता के बारे में विवरण शामिल हो सकता है और इसमें न्यूनतम ज़रूरी विशेषताओं और मानकों की पहचान की जानी चाहिए, जिनके अनुसार ख़रीदारी अपने इच्छित उपयोग को पूरा करने के लिए उसके अनुरूप होनी चाहिए। परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी ज़रूरतों या खास बातों की पहचान कर ली जानी चाहिए। स्पेसिफिकेशन्स कंट्रोल:
- प्रॉडक्ट का परफ़ॉर्मेंस स्तर,
- प्रतियोगिता की मात्रा,
- किए जाने वाले काम के लिए प्रॉडक्ट, समाधान या सेवा की उपयुक्तता,
- पुरस्कार देने और ख़रीदारी के लिए बोली लगाने में इस्तेमाल की जाने वाली मूल्यांकन पद्धति।
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