9.5 कीमत की वजह का निर्धारण, दस्तावेज़ीकरण से जुड़ी ज़रूरतें
ऑफ़र किए गए मूल्य उचित और उचित हैं या नहीं, यह निर्धारित करने के लिए कि क्या कीमत उचित और उचित है, लिखित रूप से उचित निर्धारण आवश्यक है, जब:
- प्रतिस्पर्धा प्रतिबंधित है या इसमें कमी है, यानी, एकमात्र स्रोत से ख़रीदारी, आपातकालीन ख़रीदारी, सिंगल रिस्पॉन्स ख़रीदारी, कॉन्ट्रैक्ट में बदलाव और नवीनीकरण,
- दी जाने वाली कीमतें प्रस्ताव के सामने नहीं दिखती हैं या उन्हें उचित और उचित नहीं माना जाता है,
- सबसे कम बोली लगाने वाले या सबसे ऊंची रैंकिंग वाले ऑफ़र के अलावा किसी और को पुरस्कार देने का निर्णय लिया जाता है (अनुरोध में उचित पुरस्कार खंड शामिल किया गया होगा)।
उचित और उचित मूल्य का लिखित निर्धारण करने के लिए आवश्यक है कि सभी परिस्थितियों को देखते हुए कीमत एजेंसी और आपूर्तिकर्ता दोनों को स्वीकार्य हो, जिसमें प्रतिस्पर्धा का स्तर, बाज़ार की स्थितियाँ, गुणवत्ता, स्थान, मुद्रास्फीति, मूल्य, तकनीक और प्रोक्योरिंग एजेंसी की खास ज़रूरतें शामिल हो सकती हैं। लिखित निर्धारण मूल्य विश्लेषण (पहले भुगतान की गई कीमतों की तुलना, कार्यात्मक रूप से समान वस्तुओं के लिए शुल्क लगाए गए मूल्यों, अन्य उपभोक्ताओं द्वारा भुगतान की गई कीमतों, सार्वजनिक मूल्य सूची या कमर्शियल कैटलॉग में निर्धारित मूल्यों या राज्य के अनुमानों के आधार पर) या मूल्य-दर-यूनिट बदलावों के विश्लेषण, मूल्य विश्लेषण (मेक-या-बाय स्टडी), या लागत विश्लेषण पर आधारित हो सकता है। प्रस्तावित कीमत को उचित और उचित क्यों माना जाता है, यह दिखाने के लिए लिखित विश्लेषण के साथ तथ्यात्मक प्रमाणों के साथ पर्याप्त जानकारी दी जानी चाहिए। अगर यह निर्धारित किया जाता है कि ऑफ़र की गई कीमतें उचित और उचित नहीं हैं, तो निर्णय लिया जाना चाहिए कि क्या री-सॉलिसिटेशन के ज़रिए व्यापक प्रतिस्पर्धा की तलाश की जाए, स्पेसिफिकेशन्स में संशोधन किया जाए और फिर से प्रतिस्पर्धा की जाए, या मूल्य विश्लेषण प्रक्रिया के ज़रिए पहचाने गए बेहतर मूल्य पर बातचीत की जाए। इन तरीकों का एक कॉम्बिनेशन ज़रूरी हो सकता है।
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