21.5 पीबीसी स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क (एसओडब्ल्यू)
21.5। 1 SOW की तैयारी के लिए सामान्य दिशा-निर्देश
PBC SOW को संक्षिप्त, घोषणात्मक, क्रिया-चालित दस्तावेज़ के रूप में लिखा जाना चाहिए, क्योंकि यह परिणामों के संदर्भ में ग्राहक की आवश्यक वस्तुओं/सेवाओं का विवरण होता है और इसमें मापने योग्य प्रदर्शन मानक और प्रत्येक परिणाम के लिए स्वीकार्य गुणवत्ता स्तर शामिल होता है। नॉन-परफ़ॉर्मेंस-आधारित SOWs में सप्लायर को आम तौर पर एक खास तरीके से काम करना होता है, प्रोडक्शन आइटम के लिए विस्तृत स्पेसिफिकेशन्स का इस्तेमाल किया जाता है, प्रदान किए जाने वाले प्रमुख कर्मियों को बताया जाता है और सेवा कॉन्ट्रैक्ट के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले तरीकों का इस्तेमाल किया जाता है। हालाँकि, PBC SOWs की सबसे अच्छी प्रथाएँ, प्राप्त किए जाने वाले परिणामों के अनुसार काम के बारे में बताती हैं और यह निर्धारित करने के लिए आपूर्तिकर्ता की ओर देखते हैं कि परिणाम कैसे प्राप्त होंगे और उन परिणामों को प्राप्त करने के लिए आपूर्तिकर्ता के कर्मचारियों को सबसे अच्छे तरीके से व्यवस्थित कैसे किया जाए। एक अच्छी तरह से लिखे गए PBC SOW को यह करना चाहिए:
- स्टैंड-अलोन डॉक्यूमेंट बनें।
- ज़रूरतों को स्पष्ट, संक्षिप्त भाषा में परिभाषित करें और पूरा किए जाने वाले विशिष्ट कार्य की पहचान करें।
- परफ़ॉर्मेंस की अवधि, डिलीवर करने योग्य आइटम, यदि कोई हो, और परफ़ॉर्मेंस के लचीलेपन की वांछित डिग्री के हिसाब से व्यक्तिगत रूप से तैयार रहें।
- ऐसी सामग्री को बार-बार न दोहराएं जो अनुरोध या कॉन्ट्रैक्ट के दूसरे हिस्सों में पहले से ही शामिल हो।
- स्पष्ट, संक्षिप्त, आमतौर पर इस्तेमाल होने वाले, आसानी से समझे जाने वाले, मापने योग्य शब्दों में वांछित प्रदर्शन आउटपुट व्यक्त करें।
- इसमें मोटे या अस्पष्ट कथन, अत्यधिक तकनीकी भाषा या ऐसी विस्तृत प्रक्रियाएँ शामिल नहीं हैं, जो यह बताती हैं कि काम कैसे पूरा किया जाए।
- प्रोजेक्ट के उद्देश्यों या किए जाने वाले काम के उद्देश्य, यानी, इसे करने के तरीके के बजाय, क्या किया जाना है, इसके कि उसे कैसे किया जाए। उदाहरण के लिए: यह कहने के बजाय कि हर सप्ताह लॉन की कटाई की जाए या हर पतझड़ में पेड़ों की छंटाई की जाए, यह बताने के बजाय कि लॉन का रखरखाव 2-3 " की ऊंचाई पर किया जाना चाहिए या पेड़ों के अंगों को यूटिलिटी तारों या इमारतों को छूने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।
एक एसओडब्ल्यू में कम से कम ये घटक शामिल होंगे:
- परिचय: प्रोक्योरमेंट का सामान्य विवरण।
- पृष्ठभूमि: ऐसी जानकारी जो सप्लायर को ज़रूरतों की प्रकृति और इतिहास को समझने में मदद करती है।
- स्कोप: एसओडब्ल्यू का अवलोकन जो ज़रूरतों के महत्वपूर्ण पहलुओं से संबंधित है।
- लागू निर्देश (अगर कोई हो): संदर्भित दस्तावेज़, स्पेसिफ़िकेशन या निर्देश जो या तो खरीद के लिए अनिवार्य या जानकारी के लिए हैं।
- परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी ज़रूरतें: क्या करना ज़रूरी है, परफ़ॉर्मेंस के मानक, और क्वालिटी के स्वीकार्य स्तर। प्रदर्शन आवश्यकताओं से मापने योग्य प्रदर्शन मानकों के मुकाबले काम के प्रदर्शन का आकलन किया जा सकता है; वे प्रतिस्पर्धात्मक माहौल में मापने योग्य प्रदर्शन मानकों और वित्तीय प्रोत्साहनों के इस्तेमाल पर भरोसा करते हैं, ताकि प्रतियोगियों को काम करने के नवीन और लागत प्रभावी तरीके विकसित करने और उन्हें स्थापित करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके।
- जानकारी की आवश्यकताएँ: रिपोर्ट, सॉफ़्टवेयर, डिलिवरेबल्स, और औपचारिक आवश्यकताएँ जिन्हें सहभागिता के हिस्से के रूप में सबमिट किया जाना चाहिए।
- गुणवत्ता आश्वासन और स्वीकार्यता मानदंड: स्वीकार्यता एजेंसी की औपचारिक, लिखित प्रक्रिया है, ताकि यह स्वीकार किया जा सके कि सामान/सेवाएँ लागू SOWs की गुणवत्ता, मात्रा और अन्य आवश्यकताओं के अनुरूप हैं। स्वीकृति में क्वालिटी आश्वासन प्रोसेस शामिल हो भी सकते हैं और नहीं भी, और आमतौर पर भुगतान से पहले किया जाता है। किसी भी माइलस्टोन डिलीवरी के लिए औपचारिक स्वीकृति की प्रक्रिया प्रदान की जानी चाहिए, साथ ही उसे अंतिम स्वीकृति भी दी जानी चाहिए।
PBC SOW को विस्तार से बताना चाहिए कि चार तत्वों को हल करके सप्लायर को क्या हासिल करना है - क्या, कौन, कब, कहाँ और कैसे। एलिमेंट को कैसे फ्लेक्सिबिलिटी देनी चाहिए और सप्लायर को अपनी फर्म द्वारा परिणाम या परिणाम प्राप्त करने के तरीके के बारे में अपना दृष्टिकोण प्रस्तावित करने की अनुमति देनी चाहिए। इन चार चीज़ों में शामिल होना चाहिए:
- क्या किया जाना चाहिए और डिलीवरेबल/माइलस्टोन क्या हैं।
- कौन क्या करने वाला है (एजेंसी, सप्लायर, थर्ड पार्टी CoVA एजेंट, वगैरह)।
- डिलीवरेबल और/या माइलस्टोन से यह कब किया जाएगा?
- यह कहाँ किया जाएगा?
- यह कैसे किया जाएगा और एजेंसी को कैसे पता चलेगा कि यह कब हो गया है (यानी, परीक्षण और स्वीकृति)?
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