21.7 क्वालिटी एश्योरेंस सर्विलांस प्लान (QASP)
QASP वह गाइड है जिसका अनुबंध मैनेज होने पर एजेंसी और सप्लायर, दोनों उसे फॉलो करेंगे। यह ज़रूरी काम के मानकों के मुक़ाबले प्रदर्शन की निगरानी करने की कार्यप्रणाली प्रदान करता है। इसमें मानकों के मुताबिक सप्लायर के प्रदर्शन को शेड्यूल करने, देखने और दस्तावेजीकरण करने, सेवा स्वीकार करने, कमियों के कारणों का पता लगाने और देय भुगतान की गणना करने (फ़ॉर्मूले) की सुविधा मिलती है। सप्लायर का क्वालिटी कंट्रोल प्लान (QCP) QASP जैसा ही है। QCP को सप्लायर द्वारा विकसित किया जाएगा और एजेंसी द्वारा मूल्यांकन के प्रस्ताव के हिस्से के रूप में सबमिट किया जाएगा। पुरस्कार मिलने के बाद, QCP वह प्लान होगा जिसे कॉन्ट्रैक्ट पूरा करने के दौरान सप्लायर को फॉलो करना होगा। ये दो दस्तावेज़, QASP और QCP, सहभागिता के नियंत्रण दस्तावेज़ हैं।
इसमें शामिल प्रयासों के लिए सबसे उपयुक्त निगरानी पद्धति का चयन करना महत्वपूर्ण है। एजेंसियों को टास्क की अहमियत, टास्क लॉट साइज़, निगरानी अवधि, परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी ज़रूरतें और मानक, क्वालिटी आश्वासन डेटा की उपलब्धता, टास्क की लागत/गंभीरता के संबंध में निगरानी की अहमियत और उपलब्ध संसाधनों को ध्यान में रखना चाहिए। निगरानी के उपयुक्त तरीकों का सावधानीपूर्वक चयन करने से एजेंसी यह निर्धारित कर सकती है कि निगरानी का काम करने के लिए कितने संसाधनों और उससे जुड़े खर्चों की ज़रूरत है।
निगरानी परिणामों का इस्तेमाल कॉन्ट्रैक्ट कार्रवाइयों के आधार के रूप में किया जा सकता है, जिसमें कॉन्ट्रैक्ट या एसओडब्ल्यू में दिए जाने पर भुगतान में कटौती भी शामिल है। निगरानी के स्वीकार्य तरीकों में ये शामिल हैं:
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100 प्रतिशत निरीक्षण: यह तरीका, जहाँ डिलीवर करने योग्य हर घटना पर प्रदर्शन का निरीक्षण/मूल्यांकन किया जाता है, ज़्यादातर मामलों में इसका इस्तेमाल करना बहुत महंगा है। यह आमतौर पर इन लोगों के लिए सबसे उपयुक्त होता है:
- अक्सर किए जाने वाले काम
- छोटी मात्रा में लेकिन बहुत ज़रूरी प्रॉडक्ट या सेवाओं के लिए, या
- जब लिखित डिलिवरेबल्स और सख्त ज़रूरतें होती हैं, जैसे कि कानून, सुरक्षा या सुरक्षा के अनुसार ज़रूरी काम।
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रैंडम सैंपलिंग:: बार-बार होने वाले कामों के लिए यह सबसे उपयुक्त तरीका है। रैंडम सैंपलिंग की मदद से, सेवाओं का नमूना लिया जाता है, ताकि यह पता लगाया जा सके कि प्रदर्शन का स्तर स्वीकार्य है या नहीं। रैंडम सैंपलिंग सबसे अच्छा काम करती है:
- अक्सर किए जाने वाले काम
- जब की जा रही सेवाओं के उदाहरणों की संख्या बहुत बड़ी होती है और आंकड़ों की दृष्टि से मान्य नमूना प्राप्त किया जा सकता है।
- बड़ी मात्रा में, दोहराई जाने वाली गतिविधियों के लिए, जिनमें वस्तुनिष्ठ और मापने योग्य गुणवत्ता विशेषताएँ होती हैं।
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समय-समय पर जांच: इस पद्धति को, जिसे कभी-कभी " प्लान्ड सैंपलिंग कहा जाता है, चयनित आउटपुट के व्यापक मूल्यांकन का उपयोग करती है। निरीक्षण रोज़ाना, साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक या अनशेड्यूल किया जा सकता है। नमूने के नतीजे सिर्फ़ उस खास काम के लिए लागू होते हैं, जिसका निरीक्षण किया गया है।
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सीधा अवलोकन: यह तरीका समय-समय पर या निरीक्षण (ओं) के ज़रिए किया जा सकता है।
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प्रबंधन सूचना प्रणालियां: यह तरीका प्रबंधन जानकारी रिपोर्ट के इस्तेमाल से आउटपुट का मूल्यांकन करता है।
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यूज़र सर्वेक्षण: यूज़र सर्वेक्षण पद्धति में यूज़र की मान्य शिकायतों और रैंडम सैंपलिंग के तत्वों को शामिल किया गया है। यूज़र की संतुष्टि के लिए रैंडम सर्वे किए जाते हैं। यह ज़्यादा मात्रा में होने वाली गतिविधियों के लिए उपयुक्त है।
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सत्यापित यूजर/ग्राहक शिकायतें: यह तरीका उन सेवाओं पर बहुत लागू होता है, जो मात्रा में दी जाती हैं और जहाँ गुणवत्ता बहुत ही व्यक्तिगत होती है। यह सप्लायर की परफ़ॉर्मेंस की कमियों की पहचान करने के लिए सिस्टम या कॉन्ट्रैक्ट यूज़र पर निर्भर करता है, जहाँ शिकायतों की जाँच की जाती है और उनकी पुष्टि की जाती है।
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प्रगति या स्टेटस मीटिंग्स: कॉन्ट्रैक्ट यूज़र और सप्लायर के साथ फिर से होने वाली शेड्यूल की गई मीटिंग्स आयोजित की जाती हैं, ताकि प्रगति हो सके, समस्याओं का समाधान किया जा सके और/या अगली रिपोर्टिंग अवधि की योजनाओं पर चर्चा की जा सके।
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आपूर्तिकर्ता की प्रगति रिपोर्ट: एजेंसी आपूर्तिकर्ता द्वारा नियमित रूप से दी जाने वाली प्रगति रिपोर्ट का विश्लेषण करती है।
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परफ़ॉर्मेंस रिपोर्टिंग: एजेंसी किसी खास समयावधि के लिए परफ़ॉर्मेंस या दूसरे ज़रूरी मेट्रिक का मूल्यांकन करती है।
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