24.2 समाधान-आधारित RFP और प्रदर्शन पर आधारित कॉन्ट्रैक्टिंग
24.2। 1 समाधान-आधारित RFP
समाधान-आधारित आरएफपी में आपूर्तिकर्ताओं से एजेंसी की पहचान की गई समस्याओं और लक्ष्यों को हल करने के लिए IT व्यवसाय समाधान का प्रस्ताव देने के लिए कहा जाता है। समाधान पर आधारित RFP कारोबार की ज़रूरतों के बारे में संक्षेप में बताते हैं, तकनीक की समस्या के बारे में बताते हैं, और न्यूनतम स्पेसिफ़िकेशन्स और ज़रूरतों की मांग करते हैं। आपूर्तिकर्ताओं को नवोन्मेषी, लागत प्रभावी समाधानों का प्रस्ताव करने के लिए अपनी ब्रॉड-स्पेक्ट्रम टेक्नोलॉजी मार्केट विशेषज्ञता, रचनात्मकता और संसाधनों का उपयोग करने की अनुमति है। समाधान-आधारित RFP, आपूर्तिकर्ताओं से अनुरोध कर सकते हैं कि वे किसी बिज़नेस समस्या के सिर्फ़ एक हिस्से के लिए समाधान प्रदान करें या उच्च स्तरीय कॉन्सेप्ट-प्रकार के समाधान प्रस्तावित करें, जिनका मूल्यांकन आवश्यकताओं के एक विस्तृत सेट के आधार पर किया जाता है।
एजेंसियों को ज़रूरतों और विशिष्टताओं को कम से कम करने का प्रयास करना चाहिए, ताकि प्रस्तावित समाधानों के प्रकारों में सुविधा हो सके। खास बातों और ज़रूरतों ने सीमाएं तय की हैं और वे उन आइटम या समाधानों को हटा सकते हैं या उन पर पाबंदी लगा सकते हैं, जिन्हें सप्लायर के प्रस्ताव में शामिल करने के लिए उपलब्ध हैं। टेक्नोलॉजी की विशिष्टताएं प्रतिस्पर्धा को प्रोत्साहित करने के लिए लिखी जानी चाहिए, न कि हतोत्साहित करने के लिए, साथ ही उद्देश्य और तकनीकी समाधान के लिए अर्थव्यवस्था की तलाश करने का प्रयास करने के लिए। इसके बाद एक एजेंसी तकनीकी समाधान की पहचान कर सकती है, न कि किसी खास उत्पाद या सेवा की, जो उसकी तकनीक या बिज़नेस से जुड़ी ज़रूरतों को सबसे अच्छी तरह से पूरा करेगी।
समाधान आधारित RFP का इस्तेमाल कब करना है, इस बारे में निर्णय लेने की प्रक्रिया के एक हिस्से में जोखिम का विश्लेषण करना शामिल है। जोखिम विश्लेषण के हिस्से के तौर पर, प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम निम्नलिखित प्रश्नों का समाधान करती है:
क्या टेक्नोलॉजी कारोबार की समस्या से एजेंसी और सप्लायर के बीच पारस्परिक रूप से फ़ायदेमंद जोखिम शेयर करने का अवसर मिलता है?
-
कौन से कारक हमारे प्रोजेक्ट को समय पर और बजट के अंदर पूरा करने की संभावना को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकते हैं?
-
क्या प्रस्तावित समाधानों का समान रूप से मूल्यांकन करना संभव है?
-
क्या स्वामित्व विश्लेषण की कुल लागत के आधार पर समाधान का मूल्यांकन किया जा सकता है, जिसमें प्रस्तावित समाधान और अन्य वित्तीय विकल्पों को सपोर्ट करने की प्रत्याशित लागत शामिल है?
समाधान-आधारित RFP तैयार करते समय, RFP के कुछ घटक गैर-समाधान-आधारित RFP से अलग होंगे। समाधान-आधारित RFP में ये शामिल होने चाहिए:
-
एजेंसी की संगठनात्मक पृष्ठभूमि और मौजूदा कारोबारी माहौल,
-
प्रोजेक्ट, कानूनी या बिज़नेस मैंडेट से संबंधित प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं की खास सूची,
-
कोई भी प्रोजेक्ट प्रक्रियात्मक या प्रोसेस दस्तावेज़ीकरण,
-
एजेंसी के मौजूदा तकनीकी परिवेश की स्पष्ट परिभाषा जिसमें सभी मौजूदा हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल किया जा रहा है, जिनका इस्तेमाल प्रोजेक्ट की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए किया जा सकता है या जिनका इस्तेमाल किया जा सकता है,
-
हल की जाने वाली बिज़नेस या टेक्नोलॉजी की समस्या की परिभाषा, लेकिन वांछित समाधान या इच्छित समाधान के संदर्भ में समस्या की परिभाषा नहीं,
-
ऐसी विशिष्टताएं जो किसी तकनीकी उत्पाद, सेवा या समाधान की विशेषताओं के बारे में बताती हैं, जिन्हें खोजा जा रहा है।
समाधान-आधारित RFP में, एजेंसियों को RFP में अनिवार्य ज़रूरतों को शामिल करने के बजाय, तकनीकी प्रश्नों का इस्तेमाल करके विशिष्टताओं का इस्तेमाल करना चाहिए। लक्ष्य है कॉमनवेल्थ के लिए सबसे अच्छा टेक्नोलॉजी सॉल्यूशन ढूंढते हुए, ज़्यादा से ज़्यादा उचित प्रतिस्पर्धा को आमंत्रित करना। VITA राष्ट्रमंडल के लिए सर्वोत्तम मूल्य प्रदान करने के लिए राज्यव्यापी अनुबंधों की स्थापना और प्रौद्योगिकी समाधान प्राप्त करने के लिए समाधान-आधारित आरएफपी का उपयोग करता है। आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए आरएफपी में आपूर्तिकर्ताओं से प्रश्न पूछें, जैसे: "इस उत्पाद के लिए उद्योग मानक क्या है और DOE आपके उत्पाद ऐसे मानक को पूरा करते हैं या उससे बेहतर हैं?"
प्रतिस्पर्धात्मक रूप से बातचीत करके RFP अधिग्रहण का लक्ष्य कॉमनवेल्थ के लिए सबसे अच्छे मूल्य वाले टेक्नोलॉजी समाधान की खरीद करते हुए आपूर्तिकर्ता समुदाय के बीच ज़्यादा से ज़्यादा और उचित प्रतिस्पर्धा को आमंत्रित करना है।
कीवर्ड या सामान्य शब्द के आधार पर मैनुअल में खोजें।