अध्याय 24 - प्रस्तावों के लिए अनुरोध और प्रतिस्पर्धात्मक वार्ताएँ

24.3। 1 प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम (PPT) और मूल्यांकन टीम (ET) को एक साथ रखना

जटिल IT खरीद पर काम करते समय विभिन्न हितधारकों और दृष्टिकोणों के पीपीटी और ईटी बनाना महत्वपूर्ण है। ये व्यक्ति ठोस RFP विकसित करने के लिए इनपुट और मार्गदर्शन लाते हैं; प्रस्ताव के मूल्यांकन और/या उसके बाद बातचीत की रणनीति की योजना में भाग लेते हैं। नीचे दी गई तालिका में "प्रमुख" पीपीटी और ईटी सदस्यों के लिए VITAकी सिफारिशें और आरएफपी प्रक्रिया के दौरान उनकी भूमिकाएं बताई गई हैं। मूल्यांकन में अन्य प्रतिभागियों (जैसे, तकनीकी, कार्यात्मक, अनुबंध संबंधी, कानूनी, वित्तीय विषय विशेषज्ञ) को शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है, जिन्हें वास्तविक प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम में शामिल नहीं किया जा सकता है और इसका उल्टा भी। प्रोजेक्ट के प्रकार और जटिलता के आधार पर, खरीद के लिए सिंगल पॉइंट ऑफ़ कॉन्टैक्ट (SPOC) और बिज़नेस के मालिक मूल्यांकन प्रक्रिया और/या बातचीत में प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम के कुछ सदस्यों को शामिल नहीं करने का विकल्प चुन सकते हैं। हालांकि, यह सुझाव दिया जाता है कि मूल्यांकन टीम में विशेषज्ञता के इन चार कोनों का प्रतिनिधित्व किया जाए: बिज़नेस क्षेत्र, तकनीकी क्षेत्र, कानूनी क्षेत्र और फाइनेंशियल क्षेत्र। 

मुख्य प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम (PPT) और मूल्यांकन टीम: 

बिज़नेस का मालिक (एजेंसी/ग्राहक): 

• प्रोजेक्ट के “क्यों” सही ठहराए जाने के लिए ज़िम्मेदार। 

• प्रॉडक्ट या सेवाओं के लिए बिज़नेस या कार्यात्मक ज़रूरतों की पहचान करता है। 
• परियोजना की जटिलता और डॉलर मूल्य के अनुसार, VITA (खरीद प्रशासन समीक्षा (PGR), परियोजना प्रबंधन और/या परियोजना प्रशासन प्रक्रियाओं और कार्यप्रणालियों का अनुपालन सुनिश्चित करना। यहां देखें: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/जहां लागू हो, परियोजना में भागीदारी पर चर्चा करने के लिए VITA आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रभाग के सोर्सिंग स्टाफ से संपर्क करें: scminfo@vita.virginia.gov  
• दस्तावेज़ों की पृष्ठभूमि, कार्यक्षेत्र और बिज़नेस की ज़रूरतों से जुड़ी जानकारी। 
• संपर्क नामों और प्रोजेक्ट के लिए उपलब्ध संभावित संसाधनों की पहचान करता है। 
• समग्र उद्देश्यों, महत्वपूर्ण घटनाओं और समय सीमा की पहचान करता है और उनका दस्तावेजीकरण करता है। 
• प्रोजेक्ट की सोर्सिंग के लिए प्रतिबद्धता, स्पॉन्सरशिप और फ़ंडिंग प्राप्त करता है। 
• इनपुट और प्रोजेक्ट के प्रति जवाबदेही प्रदान करता है। 
• कार्यात्मक और तकनीकी ज़रूरतों और मूल्यांकन स्कोरकार्ड को तैयार करने में टीम की सहायता करता है। 
• परियोजना/खरीद की अनिवार्य आवश्यकताओं में लागू मानकों और नीतियों को शामिल करने या किसी छूट या अपवाद प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए VITA एंटरप्राइज़ आर्किटेक्चर, डेटा मानक, सुरक्षा, एंटरप्राइज़ क्लाउड ओवरसाइट सर्विसेज (ECOS), और प्रोजेक्ट प्रबंधन समूहों और उनके स्वयं के सूचना सुरक्षा अधिकारी (ISO) के साथ समन्वय करता है। IT 
• मूल्यांकन टीम के हिस्से के तौर पर भाग लेता है। 
• बातचीत के उद्देश्यों की पहचान करता है और बातचीत में हिस्सा लेता है। 
• वर्जीनिया सार्वजनिक खरीद अधिनियम, VITA खरीद नीतियों और दिशानिर्देशों तथा किसी भी VITA समीक्षा प्रक्रिया के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए नियुक्त खरीद प्रमुख के साथ सहयोग करता है। 
• विषय वस्तु विशेषज्ञ (एसएमई) 
• सोर्सिंग के फ़ैसले के “क्या” पहलू के लिए ज़िम्मेदार। 
• RFP की तकनीकी ज़रूरतों और विशिष्टताओं को विकसित करता है और उनका दस्तावेजीकरण करता है। 
• मूल्यांकन मापदंड तैयार करने और ज़रूरी चीज़ों या अनिवार्य ज़रूरतों को निर्धारित करने में, सोर्सिंग स्टाफ़ की सहायता करता है। प्रस्ताव मूल्यांकन और सप्लायर की छोटी सूची तय करने में भाग ले सकते हैं। 
• एसएमई, जो कॉमनवेल्थ के कर्मचारी हैं, मूल्यांकन और सप्लायर के चयन में भाग ले सकते हैं। गैर-कॉमनवेल्थ कर्मचारी एसएमई ईटी को जानकारी दे सकते हैं, लेकिन स्कोर नहीं कर सकते। 
• मूल्यांकन चरण के टेस्ट/पायलट प्रोग्राम आयोजित करने में व्यवसाय के मालिक/ग्राहक की सहायता कर सकते हैं।   

असाइन किया गया एजेंसी प्रोक्योरमेंट लीड या सोर्सिंग स्पेशलिस्ट सिंगल-पॉइंट-ऑफ़-कॉन्टैक्ट (SPOC): 

• सोर्सिंग के फ़ैसले के “कौन और कैसे” पहलू के लिए ज़िम्मेदार 
• सोर्सिंग की प्रक्रिया का नेतृत्व करता है। 
• आवश्यक गोपनीयता, हितों का टकराव और/या गैर-प्रकटीकरण अनुपालन और दस्तावेज़ों की सुविधा देता है। 
• निर्देशांक PPT और ET तक समान एक्सेस करते हैं और प्रस्ताव सबमिट करने से पहले सप्लायर द्वारा आवश्यक डेटा और जानकारी को गेट-कीप करते हैं। सभी आपूर्तिकर्ता RFP से जुड़ी सभी जानकारी और RFP से जुड़े सभी सवालों के बारे में SPOC के जरिए संवाद करते हैं। कार्यकारी संचालन समिति SPOC के ज़रिए सारी जानकारी देती है। 
• टेम्प्लेट आदि के प्रावधान के ज़रिए पहले से स्थापित टूल और प्रोसेस (यानी, RFI, RFP, कॉन्ट्रैक्ट, आदि) प्रदान करता है। 
• प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट प्लान विकसित करता है, जिसकी मदद बिज़नेस के मालिक और एसएमई करते हैं। 
• आरएफपी विकास को सुगम बनाता है, आवश्यकताओं और मूल्यांकन मानदंडों के दस्तावेजीकरण में सहायता करता है, यह सुनिश्चित करता है कि सभी वैधानिक अनुबंध शर्तें शामिल हैं, और VITA के अलावा अन्य एजेंसियों के लिए, प्रमुख और प्रत्यायोजित खरीद के लिए एससीएम न्यूनतम आवश्यकता मैट्रिक्स का पूरा होना सुनिश्चित करता है। 
• RFP पैकेज को पूरा करता है और eVA में RFP समस्याएं/पोस्ट करता है। 
• कार्यकारी संचालन समिति और/या पीपीटी और ईटी को प्रगति पर अपडेट करता है 
• अगर आयोजित किया जाता है, तो प्री-प्रपोज़ल कॉन्फ़्रेंस की सुविधा देता है। 
• सप्लायर की छोटी सूची तय करने के लिए मूल्यांकन की प्रक्रिया को आसान बनाता है। 
• बातचीत की प्रक्रिया का नेतृत्व करता है। 
• यदि लागू हो तो ECOS नीतियों का अनुपालन सुनिश्चित करना। 
• वित्तीय विश्लेषण और परफ़ॉर्मेंस मैनेजमेंट में सहायता प्रदान करता है। 
• पुष्टि करता है और दस्तावेज़ करता है, सप्लायर, वैधानिक आवश्यकताओं आदि का पूर्व-पुरस्कार अनुपालन करता है। 
• आपूर्तिकर्ता की जिम्मेदारी है कि वह आपूर्तिकर्ता खरीद और उपठेका योजना की आवश्यकताओं को संतोषजनक ढंग से पूरा करे, जिसमें आपूर्तिकर्ता खरीद और उपठेका योजना में नियोजित व्यय से आपूर्तिकर्ता का विचलन, योजना के अनुपालन को प्रमाणित करने में आपूर्तिकर्ता की असमर्थता या इनकार - या VITA राज्यव्यापी अनुबंधों के लिए, अनुबंध के निष्पादन के दौरान आपूर्तिकर्ता रिपोर्टिंग प्रणाली (SRS) के माध्यम से VITA को मासिक व्यय जानकारी की रिपोर्ट करने में विफलता शामिल है। 
• अनुबंध प्रपत्र समझौतों को बनाए रखता है और, VITA के लिए, VITAकी एससीएम नीति और शासन और कार्यकारी प्रबंधकों के साथ अनुबंध मुद्दों का समन्वय करता है। 
• कॉन्ट्रैक्ट को एक्जीक्यूशन के लिए तैयार करता है और कॉन्ट्रैक्ट डेटाबेस को अपडेट करता है। 
• कॉन्ट्रैक्ट किक-ऑफ़/ओरिएंटेशन मीटिंग आयोजित करता है। 
• VITA राज्यव्यापी अनुबंधों के लिए, VITA एसपीओसी ईवीए कैटलॉग के निर्माण की सुविधा प्रदान करता है। 

SCM कॉन्ट्रैक्ट रिस्क मैनेजमेंट: 

• अनुबंध संबंधी समस्याओं पर RFP की समीक्षा/अनुमोदन और मार्गदर्शन प्रदान करता है। 
• वर्जीनिया कानून और VITA नीति आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए जिम्मेदार। 
• क्लाउड खरीद के लिए लागू, ECOS नीति और प्रक्रियाओं के अनुपालन के लिए जिम्मेदार। 
• RFP प्रोसेस और उससे जुड़े दस्तावेज़ों के “अनुपालन” पहलू के लिए ज़िम्मेदार।