24.5 RFP तैयार करना
24.5। 5 मूल्यांकन मापदंड और मूल्यांकन प्रक्रिया को तैयार करना
PPT और/या ET, निष्पक्ष और प्रतिस्पर्धात्मक माहौल में चयन पर सहमत होने के लिए आवश्यक डेटा एकत्र करने के उद्देश्य से प्रस्तावों के जवाबों की समीक्षा और मूल्यांकन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले मूल्यांकन मानदंड बनाता है। प्रस्तावों का आकलन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले मूल्यांकन मानदंडों में वे कारक शामिल होते हैं, जो किसी एजेंसी के चयन के निर्णय में महत्वपूर्ण क्षेत्रों को दर्शाते हैं।
मूल्यांकन से जुड़ी चीज़ों की मदद से, ईटी प्रतिस्पर्धी प्रस्तावों की समानताओं, अंतर, खूबियों और कमज़ोरियों का आकलन कर सकता है और आखिरकार, उस आकलन का इस्तेमाल ठोस स्रोत चुनने का फ़ैसला लेने में कर सकता है। एक अच्छी तरह से एकीकृत मूल्यांकन स्कीम, स्रोत चयन प्रक्रिया में निरंतरता, अनुशासन और समझदारी प्रदान करती है। मूल्यांकन RFP में निर्धारित मूल्यांकन कारकों पर आधारित होगा। आपूर्तिकर्ता के चयन का निर्धारण करते समय, RFP में बताई नहीं गई कारकों पर विचार नहीं किया जाएगा।
मापने योग्य और वस्तुनिष्ठ लिखित मूल्यांकन मानदंड का इस्तेमाल प्रस्तावों के आकलन के लिए मानक के तौर पर किया जाएगा। “फील गुड” उद्देश्यों को देखे जा सकने वाले, मापने योग्य मानदंडों में बदलें। RFP विकसित करने से पहले मूल्यांकन मानदंडों की पहचान करना और RFP को मूल्यांकन मानदंडों के अनुसार तैयार करना, प्रस्तावों की शीघ्र समीक्षा सुनिश्चित करेगी। सभी PPT और/या ET सदस्यों को मूल्यांकन मैट्रिक्स में दिए गए भार से सहमत होना चाहिए।
RFP पोस्ट किए जाने से पहले मूल्यांकन का मापदंड पूरा कर लिया जाना चाहिए। अगर प्रस्तावों के मूल्यांकन में न्यूमेरिकल स्कोरिंग सिस्टम का इस्तेमाल किया जाएगा, तो मूल्यांकन के प्रत्येक मापदंड के लिए दिए गए पॉइंट वैल्यू को RFP में शामिल किया जाएगा या प्रस्ताव मिलने की नियत तारीख और समय से पहले प्रोक्योरमेंट नोटिस की सार्वजनिक पोस्टिंग के लिए निर्धारित स्थान पर पोस्ट किया जाएगा। वर्जीनिया कोड का सेक्शन 2.2- 4302.2 (A) (3) देखें। प्रोक्योरमेंट कर्मियों को मूल्यांकन मानदंडों की संख्या का ध्यान रखना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि मुख्य मापदंड, जैसे कि सप्लायर अनुभव, को उचित महत्व दिया जाए।
मूल्यांकन मानदंड हर अधिग्रहण के अनुरूप बनाए जाने चाहिए और इसमें सिर्फ़ वे कारक शामिल होने चाहिए, जिनका स्रोत के चयन पर सीधा असर पड़ता है। किसी अधिग्रहण के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले मूल्यांकन मानदंडों की प्रकृति और प्रकार, प्रोक्योरिंग एजेंसी के व्यापक विवेक के अंतर्गत आते हैं। सबसे अच्छे कॉन्सेप्ट का समर्थन करने के लिए, हर स्रोत के चयन के लिए कीमत या लागत का मूल्यांकन करना ज़रूरी है।
कॉन्ट्रैक्ट सिर्फ़ उन लागतों या कीमतों पर दिए जा सकते हैं, जिन्हें उचित और उचित माना गया हो। लागत या कीमत के मूल्यांकन में न सिर्फ़ सप्लायर को भुगतान की जाने वाली लागत या कीमत के बारे में विचार करना शामिल हो सकता है, बल्कि कॉन्ट्रैक्ट देने के परिणामस्वरूप किसी प्रोजेक्ट पर लगने वाली अन्य लागतें (यानी, प्रोजेक्ट की कुल लाइफ-साइकल लागत) भी शामिल हो सकती हैं। इन लागतों के उदाहरणों में फिर से प्रशिक्षण का खर्च, सिस्टम या सॉफ़्टवेयर बदलने की लागत, बिजली की खपत, साल भर के रखरखाव और सहायता सहित जीवन चक्र की लागत और ट्रांसपोर्टेशन लागत शामिल हैं। इन मामलों में, RFP को इन अन्य लागतों की साफ़ पहचान करनी चाहिए, जिन पर मूल्यांकन में विचार किया जाएगा।
गैर-लागत कारक प्रस्ताव के तकनीकी और बिज़नेस प्रबंधन पहलुओं से जुड़े मूल्यांकन क्षेत्रों को संबोधित करते हैं। गैर-लागत वाली चीज़ों के उदाहरणों में तकनीकी और बिज़नेस प्रबंधन से जुड़े क्षेत्र शामिल हैं, जैसे कि तकनीकी दृष्टिकोण और समझ, क्षमताएं और मुख्य कर्मचारी, ट्रांज़िशन प्लान, प्रबंधन योजना, प्रबंधन जोखिम और संसाधन। कॉन्ट्रैक्ट के प्रदर्शन के लिए आवश्यक या आवश्यक गुणवत्ता का स्तर, गैर-लागत वाले कारकों को संरचित करने में एक महत्वपूर्ण विचार है। पिछला प्रदर्शन, आपूर्तिकर्ता के कारोबार की परिपक्वता और सेवा की गुणवत्ता को मूल्यांकन मानदंडों में शामिल किया जाना चाहिए, लेकिन इसे गैर-लागत कारकों के तौर पर शामिल किया जा सकता है।
गैर-लागत मूल्यांकन मानदंडों का एक और उदाहरण यह है कि क्या प्रस्तावक विकलांग लोगों को नियुक्त करता है जो कॉन्ट्रैक्ट की विशिष्टताओं को पूरा करेंगे। वर्जीनिया कोड के § 2.2-4302.2 (A) (3) के अनुसार, किसी सार्वजनिक निकाय में प्रस्ताव का मूल्यांकन करने के कारक के तौर पर कॉन्ट्रैक्ट की विशिष्टताओं को पूरा करने के लिए एक प्रस्तावक द्वारा विकलांगों का रोज़गार शामिल किया जा सकता है। राष्ट्रमंडल की सामाजिक-आर्थिक पहलों को किस प्रकार समर्थन देता है,इस 7 बारे में अधिक जानकारी के लिए अध्याय देखें। VITA
PPT और/या ET के साथ काम करने वाले बिज़नेस के मालिक को मूल्यांकन मानदंड तय करने होंगे और पता लगाना होगा कि मूल्य निर्धारण मॉडल (अगर लागू हो) को कैसे लागू किया जाएगा। मूल्यांकन सबसे अच्छी कार्यप्रणाली पर आधारित होगा, लेकिन मूल्यांकन मानदंड चुनते समय, जब मापदंड प्रोजेक्ट के लिए प्रासंगिक हों, व्यापक विवेक की अनुमति दी जाती है। यह पुरज़ोर सुझाव दिया जाता है कि ज़्यादातर RFP ख़रीदें समाधान-आधारित हों (यानी, समस्या को परिभाषित करें और आपूर्तिकर्ताओं को प्रस्तावित समाधान सबमिट करने दें)। ज़रूरी (ज़रूरी) ज़रूरतों को शामिल करने की ज़रूरत पर ध्यान दें, जिससे उन योग्य सप्लायर की संख्या सीमित हो सकती है जो RFP का जवाब दे सकते हैं। इस्तेमाल किए गए प्रत्येक मानदंड को RFP में परिभाषित किया जाएगा, जिसमें सप्लायर को यह समझने के लिए पर्याप्त जानकारी होगी कि सफल सप्लायर (ओं) का निर्धारण कैसे किया जाएगा। यह सुझाव दिया जाता है कि ईटी ऐसी स्थिति से निपटने के लिए नियम बनाए, जब टीम मूल्यांकन प्रक्रिया में किसी भी समय आम सहमति तक नहीं पहुंच पाती है।
सहमत मूल्यांकन मानदंड प्रोक्योरिंग एजेंसी, कार्यकारी संचालन समिति के सदस्यों (अगर कोई इस्तेमाल किया जाए), और प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम और/या मूल्यांकन टीम के लिए हर समय गोपनीय होते हैं।
नोट: क्लाउड अनुरोधों के लिए, प्रस्तावों के साथ प्रस्तुत ECOS मूल्यांकन प्रश्नावली को मूल्यांकन टीम के साथ साझा नहीं किया जाना चाहिए या उसका मूल्यांकन नहीं किया जाना चाहिए। अगर ज़रूरी हो, तो ECO मूल्यांकन सिर्फ़ SPOC, एजेंसी AITR, एजेंसी के सूचना सुरक्षा अधिकारी और एजेंसी के अंतिम यूज़र के साथ शेयर किया जाना चाहिए। यह ऑफ़र देने वाले के लिए बहुत गोपनीय है और इसे कभी भी सार्वजनिक रूप से प्रकट नहीं किया जा सकता है, न ही किसी भी कॉन्ट्रैक्ट में शामिल किया जा सकता है।
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