34.2 कॉन्ट्रैक्ट के अनुपालन पर नज़र रखें
34.2। 6 सप्लायर वारंटी की निगरानी करें
सप्लायर वारंटी में सीमित वारंटी और सामान्य वारंटी दोनों शामिल हो सकते हैं। चूंकि किसी उत्पाद (हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर), सेवाओं या समाधान की सीमित वारंटी एक निश्चित समयावधि (30, 60, 90 दिन या यहाँ तक कि एक वर्ष तक) तक की होती है, इसलिए कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को बस यह जानना होगा कि वारंटी अवधि कब समाप्त होगी और रखरखाव या सहायता अवधि कब शुरू होगी। इस तारीख को किसी भी प्रोजेक्ट शेड्यूल या कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन शेड्यूल में टिकलर के तौर पर शामिल किया जाना चाहिए। कॉन्ट्रैक्ट मूल्य निर्धारण शेड्यूल में रखरखाव या सहायता के पहले साल के लिए एडवांस पेमेंट शामिल हो सकता है या कॉन्ट्रैक्ट यह बता सकता है कि सप्लायर को वारंटी अवधि खत्म होने से पहले कुछ दिनों के भीतर एजेंसी को सूचित करना होगा, ताकि एजेंसी के पास परचेज़ ऑर्डर (पीओ) जारी करने के लिए पर्याप्त समय हो। VITA अनुबंध टेम्पलेट्स में यह कथन शामिल है: "वारंटी अवधि की समाप्ति से साठ (60) दिन पहले, सुनिश्चित करें कि आपूर्तिकर्ता ने एजेंसी को लिखित रूप में ऐसी समाप्ति की सूचना दे दी है।"
किसी भी तरह से, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सीमित वारंटी कवरेज और किसी भी ज़रूरी रखरखाव या सहायता कवरेज के बीच कोई कमी न हो और बिज़नेस के मालिक/प्रोजेक्ट मैनेजर के साथ आवश्यकतानुसार ज़रूरी कार्रवाइयों का समन्वय करना चाहिए। बहुत कम मामलों में (उदाहरण के लिए, किसी एक हार्डवेयर या COTS आइटम की एक बार ख़रीदना), फ़ॉलो-ऑन रखरखाव या सहायता की ज़रूरत नहीं हो सकती है। अधिकांश अन्य IT खरीदों के लिए, एजेंसी या राष्ट्रमंडल के पास अनुवर्ती रखरखाव या समर्थन कवरेज न होने का जोखिम हो सकता है और उन्होंने अनुबंध में एक आवश्यकता शामिल कर ली है।
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन को यह निर्धारित करने के लिए कॉन्ट्रैक्ट की समीक्षा करनी चाहिए कि किन सामान्य वारंटी की निगरानी की आवश्यकता हो सकती है; उदाहरण के लिए, " सॉल्यूशन में कोई ओपन सोर्स कोड होने पर सप्लायर एजेंसी को सूचित करेगा और उस खास ओपन सोर्स लाइसेंस की पहचान करेगा, जो इस कॉन्ट्रैक्ट के तहत सप्लायर द्वारा प्रदान किए गए ओपन सोर्स कोड पर निर्भर किसी भी एम्बेडेड कोड पर लागू होता है। " प्रोजेक्ट की गंभीरता के आधार पर, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर इस बात की पुष्टि करने के लिए सप्लायर से वार्षिक लिखित पावती का अनुरोध कर सकता है, " कॉन्ट्रैक्ट नंबर ___ में (तारीख) से (तारीख) तक किसी भी सामान्य वारंटी के लिए किसी सूचना की आवश्यकता नहीं है। सप्लायर को अनुबंध संबंधी सामान्य वारंटी की ज़रूरतों के बारे में पता रहेगा और वह उसी हिसाब से सूचित करेगा (एजेंसी का नाम)। "
ऐसे मौके हो सकते हैं जब कॉन्ट्रैक्ट के बिज़नेस मालिक/प्रोजेक्ट मैनेजर की ओर से कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को वारंटी बढ़ाने की कार्यवाही में मदद करनी होगी और उन्हें कोऑर्डिनेट करना होगा। कॉन्ट्रैक्ट में सप्लायर की एस्केलेशन प्रोसेस के बारे में बताया जाना चाहिए। एडमिन को कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल के लिए पेपर और संचार प्रवाह को पूरी तरह से और सटीक रूप से दस्तावेजीकरण करना चाहिए और ट्रैक करना चाहिए।
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