34.2 कॉन्ट्रैक्ट के अनुपालन पर नज़र रखें
34.2। 8 इनवॉइसिंग और पेमेंट पर नज़र रखें
एजेंसी के पेमेंट ऑफ़िस में भेजने से पहले बिज़नेस के मालिक/प्रोजेक्ट मैनेजर के साथ अनुमोदन चक्रों के ज़रिए सप्लायर इनवॉइस प्रोसेस करना कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन फ़ंक्शन की आवश्यकता हो सकती है। हालांकि, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को पहले इनवॉइस की पुष्टि करनी चाहिए:
- कॉन्ट्रैक्ट में बताई गई सभी जानकारी और जानकारी शामिल करें,
- कॉन्ट्रैक्ट के मूल्य निर्धारण शेड्यूल के अनुसार मूल्य निर्धारण शामिल करें,
- पक्का करें कि एजेंसी से कोई टैक्स न लिया जाए और सप्लायर को छूट से जुड़े दस्तावेज़ उपलब्ध कराएं
- किसी भी परफ़ॉर्मेंस पेनल्टी/प्रोत्साहन में किए गए बदलावों को दर्ज़ करें,
- इसमें वे यात्रा खर्च शामिल करें जो अधिकृत हों और वर्जीनिया डिपार्टमेंट ऑफ़ अकाउंट्स द्वारा प्रकाशित की गई मौजूदा प्रति दिन राशि के अनुसार हों,
- कॉन्ट्रैक्ट में ज़रूरी हस्ताक्षरकर्ता या सर्टिफ़िकेशन शामिल करें,
- कोई भी ज़रूरी पूरक रिपोर्टिंग शामिल करें (यानी, मासिक उपयोग, सेवा स्तर की परफ़ॉर्मेंस के आंकड़े)
- अनुमोदन और भुगतान के लिए सबमिट करने से पहले आपूर्तिकर्ता द्वारा सटीक, पूर्ण और ठीक किए गए हैं।
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को यह निगरानी करने की भी आवश्यकता हो सकती है कि सप्लायर को भुगतान वैधानिक नियमों § 2.2-4350 या § 2.2-4352 कोड ऑफ़ वर्जीनिया के अनुसार किए गए हैं या नहीं, और भुगतानों के संबंध में किसी भी सप्लायर के दावे को हल करने में सहायता करने के लिए।
अनुबंध संबंधी विवाद से उत्पन्न होने वाले किसी भी दावे को वर्जीनिया कोड के § 2.2-4363 के अनुसार प्रोसेस किया जाना चाहिए। सबसेक्शन 34.4 को देखें। सप्लायर को अंतिम भुगतानों की खास चर्चा के लिए 7 नीचे दिया गया है।
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