34.3 संशोधन की प्रक्रिया और प्रशासन
34.3। 2 टर्म या टर्मिनेशन
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर टर्म एक्सटेंशन, ऑप्शन के इस्तेमाल या कॉन्ट्रैक्ट के नवीनीकरण और/या उनसे संबंधित अनुबंध; यानी सॉफ़्टवेयर लाइसेंस, एस्क्रो अनुबंध के कारण सभी संशोधनों को प्रोसेस करेगा।
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर यह पक्का करना चाहेंगे कि कॉन्ट्रैक्ट की अवधि बढ़ाने के लिए, या किसी अवधि या नवीनीकरण के विकल्प का इस्तेमाल करने के लिए कोई भी संशोधन, मौजूदा समाप्ति तारीख से 30 दिन पहले पूरा किया जाए। यह किसी भी एस्क्रो अनुबंध, सॉफ़्टवेयर लाइसेंस या रखरखाव के नवीनीकरण के लिए भी महत्वपूर्ण है। कोई भी चूक एजेंसी और कॉमनवेल्थ के लिए जोखिम पैदा कर सकती है। अगर कॉन्ट्रैक्ट में “सेवाओं में बदलाव” का प्रावधान शामिल है, जहां आपूर्तिकर्ता एजेंसी को सहायता प्रदान करने के लिए सहमत होता है, तो कॉन्ट्रैक्ट का प्रयास किसी अन्य सप्लायर या एजेंसी को आत्मनिर्भरता के कारण ट्रांज़िट किया जाना चाहिए, तो उसी समय पर कार्रवाई की जानी चाहिए।
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर किसी भी टर्मिनेशन दस्तावेज़ीकरण को प्रोसेस करेगा—उल्लंघन, चूक, धन का विनियोग न करने पर या अगर एजेंसी सुविधा के लिए इसे बंद कर देती है। जब कॉन्ट्रैक्ट अवधि के अंत को छोड़कर किसी भी कारण से टर्मिनेशन होता है, तो अनुबंध की आवश्यकताओं के अनुसार सप्लायर को नोटिस दिए जाने चाहिए। अगर कॉन्ट्रैक्ट के इलाज और उपचार के प्रावधानों के परिणामस्वरूप डिफ़ॉल्ट रूप से टर्मिनेशन होता है, तो पक्का कर लें कि नोटिस के लिए निर्धारित समय, इलाज की अवधि और एजेंसी द्वारा फिर से स्वीकार करने की अवधि पूरी हो गई हो और सभी प्रासंगिक सहायक दस्तावेज़ कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में हों। टर्मिनेशन की सभी कार्रवाइयां अनुबंध से जुड़ी ज़रूरतों (प्रशासनिक अपील प्रक्रिया और विवाद समाधान के प्रावधानों सहित) और एजेंसी की प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के अनुसार की जाएँगी। सबसेक्शन 34.2 देखें। 10, ऊपर, ब्रीच या डिफ़ॉल्ट होने पर टर्मिनेशन के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए।
किसी भी समाप्ति पर, न तो कॉमनवेल्थ, न ही एजेंसी, न ही किसी अधिकृत यूज़र पर भावी कोई दायित्व होगा, सिवाय एजेंसी या अधिकृत यूज़र द्वारा स्वीकार की गई डिलिवरेबल्स या सप्लायर द्वारा प्रदान की गई और एजेंसी या अधिकृत यूज़र द्वारा समाप्ति की तारीख से पहले स्वीकार की गई सेवाओं के अलावा। इसके बाद कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर कॉन्ट्रैक्ट क्लोज़आउट की प्रक्रिया शुरू करेगा। इसके अतिरिक्त, VITA राज्यव्यापी अनुबंधों को VITA वेबसाइट से हटा दिया जाना चाहिए तथा अनुबंध से संबद्ध किसी भी आपूर्तिकर्ता सूची को सहायता के लिए scminfo@vita.virginia.gov को सूचित करके eVA से हटा दिया जाना चाहिए।
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