8.2 प्रभावी आईटी स्पेसिफिकेशन्स की विशेषताएँ
प्रभावी IT विनिर्देश कुछ विशेषताओं के साथ लिखे जाएंगे जिनमें शामिल हैं:
- सरल: अनावश्यक जानकारी से बचें, लेकिन यह पक्का करने के लिए पूरी कोशिश करें कि ज़रूरतें उनके इच्छित उद्देश्य को पूरा करें।
- क्लियर: ऐसी शब्दावली इस्तेमाल करें, जिसे एजेंसी और सप्लायर समझ सकें। जब भी संभव हो कानूनी भाषा और शब्दजाल से बचें। परस्पर विरोधी व्याख्याओं को कम करने और कॉमनवेल्थ और/या एजेंसी-खास टेक्नोलॉजी के शब्दों और परिभाषाओं के साथ तालमेल बिठाने के लिए, जहाँ ज़रूरी हो, शब्दों की परिभाषाएं शामिल करें।
- सूचनात्मक: IT समाधान के लिए एजेंसी की वांछित स्थिति का वर्णन करें, जिसमें उपयोग और दर्शक तथा कोई भी तकनीकी/कार्यात्मक आवश्यकताएं/प्रतिबंध, कार्यप्रवाह या डेटा प्रवाह, अन्य अनुप्रयोगों/प्रणालियों के साथ इंटरफेस और विरासत प्रणालियों, प्लेटफार्मों, ऑपरेटिंग प्रणालियों के लिए आर्किटेक्चर शामिल हो, जिन्हें कॉमनवेल्थ या एजेंसी की समग्र IT रणनीति के साथ संरेखित किया जाना चाहिए।
- सटीक: उद्योग के मानकों के अनुरूप माप या प्रदर्शन की यूनिट का इस्तेमाल करें। सभी मात्राओं और पैकिंग, डिलीवरी और स्वीकार्यता से जुड़ी ज़रूरतों को साफ़ तौर पर पहचाना जाना चाहिए। ज़रूरत के अनुसार सभी आवश्यक राज्य, फ़ेडरल और/या राष्ट्रीय तकनीकी, पेशेवर, इंडस्ट्री मानक, स्पेसिफ़िकेशन और सर्टिफ़िकेशन शामिल करें।
- फ्लेक्सिबल: अनफ़्लेक्सिबल स्पेसिफिकेशन्स से बचें, जो किसी ऐसे प्रस्ताव को स्वीकार करने से रोकते हैं जो कम डॉलर में अच्छा प्रदर्शन दे सकता है। अगर वे इच्छित उद्देश्य को पूरा करेंगे, तो अनुमानित मानों जैसे कि आयाम, वज़न, गति, आदि का उपयोग करें (जब भी संभव हो)। अगर अनुमानित आयामों का उपयोग किया जाता है, तो यह 10% नियम के भीतर होना चाहिए, जब तक कि अनुरोध दस्तावेज़ में अन्यथा न कहा गया हो।
सभी सप्लायरों के बीच निष्पक्ष और खुली प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा देने के लिए और ऑफ़र देने वालों को रचनात्मक और नवोन्मेषी प्रस्ताव तैयार करने के लिए प्रेरित करने के लिए, स्पेसिफ़िकेशन्स को जितना हो सके सामान्य रूप से लिखा जाना चाहिए। IT व्यवसाय मालिकों और एजेंसियों को निम्नलिखित तरीकों से प्रतिबंधात्मक आवश्यकताएं/विनिर्देश लिखने से बचना चाहिए:
- इसमें केवल IT उत्पाद, सेवा या आवश्यक समाधान की अनिवार्य आवश्यकताएं शामिल हैं।
- प्रतिबंधात्मक या अव्यवहारिक ज़रूरतों से बचना, जैसे कि गैर-ज़रूरी या पुरानी हो चुकी हैं।
- यह पक्का करने के लिए कि सप्लायर के ऑर्डर मिलने से लेकर पूरा होने तक का समय बहुत ज़्यादा प्रतिबंधात्मक या सीमित न हो, प्रॉडक्ट डिलीवरी या प्रोजेक्ट शेड्यूल से जुड़ी ज़रूरतें ध्यान से देखें।
- जहाँ भी संभव हो, मानक, व्यावसायिक रूप से उपलब्ध उत्पादों, समाधानों या सेवाओं को प्रपोज़ करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं को बढ़ावा देने और उन्हें प्रोत्साहित करने के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित करना।
- किसी खास ब्रांड नाम, प्रॉडक्ट या सुविधा के बारे में नहीं बताया जा रहा है, जो किसी एक निर्माता के लिए खास हो, सिवाय रेफ़रेंस के मकसद के।
- डिज़ाइन के विस्तृत समाधानों को समय से पहले तय नहीं करना।
- आपूर्तिकर्ताओं को तकनीक की ज़रूरतों की समीक्षा करने, ज़रूरतों पर विचार करने और प्रस्ताव तैयार करने और सबमिट करने के लिए पर्याप्त समय देना।
स्पेसिफिकेशन्स तैयार करने में सबसे पहला विचार यह निर्धारित करना होना चाहिए कि किस तरह के स्पेसिफिकेशन्स में ज़रूरत की तकनीक के बारे में सबसे अच्छी तरह बताया जाएगा। कुछ खास तरह के स्पेसिफिकेशन होते हैं: स्टैंडर्ड, डिज़ाइन, परफ़ॉर्मेंस या ब्रैंड।
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