उच्च जोखिम वाली बोलियाँ और अनुबंध

के अनुसार § 2.2-4303.01 वर्जीनिया कोड के अनुसार, अटार्नी जनरल के कार्यालय (OAG) और वर्जीनिया सूचना प्रौद्योगिकी एजेंसी (VITA) को, सभी राज्य के सार्वजनिक निकायों के लिए, उन सभी अनुरोधों और अनुबंधों की समीक्षा करनी चाहिए, जो “हाई-रिस्क” की परिभाषा को पूरा करते हैं और जो सूचना तकनीक से संबंधित वस्तुओं और सेवाओं के लिए हैं।

वर्जीनिया का कोड § 2.2-4303.01 एक उच्च जोखिम वाले कॉन्ट्रैक्ट को किसी राज्य के सार्वजनिक निकाय के साथ सामान, सेवाओं, बीमा या निर्माण की ख़रीद के लिए किसी भी सार्वजनिक अनुबंध के रूप में परिभाषित करता है, जिसका दोनों में से किसी एक के लिए इंतज़ार किया जा सकता है

• कॉन्ट्रैक्ट की शुरुआती अवधि में इसकी लागत $10 मिलियन से ज़्यादा है या
• कॉन्ट्रैक्ट की शुरुआती अवधि में इसकी लागत 5 मिलियन डॉलर से अधिक है और यह नीचे दिए गए मानदंडों में से कम से कम एक को पूरा करती है:
• वे सामान, सेवाएँ, बीमा, या कंस्ट्रक्शन, जो कॉन्ट्रैक्ट का विषय है, दो या उससे अधिक राज्य के सार्वजनिक निकायों द्वारा ख़रीदा जा रहा है;
• शुरुआती कॉन्ट्रैक्ट की प्रत्याशित अवधि, नवीनीकरण को छोड़कर, पाँच वर्ष से अधिक है; या
• सामान, सेवाएँ, बीमा या कंस्ट्रक्शन ख़रीदने वाली राज्य की सार्वजनिक संस्था ने पिछले पांच सालों में ऐसा सामान, सेवाएँ, बीमा या कंस्ट्रक्शन नहीं ख़रीदा है।

वीटा के प्रोक्योरमेंट (सप्लाई चैन मैनेजमेंट) ग्रुप से संपर्क करें: scminfo@vita.virginia.gov, वीटा के सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट टेम्प्लेट के सबसे मौजूदा संस्करण के लिए, और यह निर्धारित करने में सहायता के लिए कि आपके प्रोक्योरमेंट के लिए कौन सा टेम्पलेट सही है।  अगर आपका प्रोक्योरमेंट संपूर्ण या आंशिक रूप से क्लाउड-आधारित है, तो कृपया इसका उल्लेख अवश्य करें ताकि आपको सही टेम्पलेट प्राप्त हो। VITA हमारे टेम्प्लेट को कम से कम हर तिमाही आधार पर अपडेट करता है, और Virginia प्रोक्योरमेंट कानून और नीति में बदलाव के जवाब में। इसलिए, एजेंसियों के लिए यह ज़रूरी है कि वे नए IT सॉलिसिटेशन या कॉन्ट्रैक्ट का ड्राफ़्ट करते समय हमारे टेम्प्लेट के सबसे नए वर्शन का अनुरोध करें। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होगा कि आपकी एजेंसी के IT अनुरोध और अनुबंधों में सबसे अद्यतित नियम और शर्तें हों और अंततः, यह एक मज़बूत समझौता तैयार करेगा जो VITA की खरीद नीतियों, मानकों और दिशानिर्देशों के साथ-साथ वर्जीनिया राज्य के कानून और नीति के अनुरूप होगा।

VITA खरीद से संपर्क करने से आपकी एजेंसी को टेम्पलेट्स के उपयोग के बारे में प्रश्न पूछने का अवसर भी मिलेगा। VITA में एक से अधिक टेम्पलेट हैं और यह आपकी एजेंसी को यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि किसी भी निवेदन या अनुबंध के लिए कौन सा टेम्पलेट उपयुक्त है। हम आपकी एजेंसी को VITA टेम्पलेट्स के उपयोग पर सहायता और प्रशिक्षण के लिए हमारी टीम से परामर्श सेवाएं लेने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।

यदि आपकी एजेंसी VITA के निवेदन और अनुबंध टेम्पलेट्स का उपयोग कर रही है, तो VITA अनुशंसा करता है कि आप VITA टेम्पलेट्स में क्रय एवं आपूर्ति प्रभाग (DPS) की भाषा को शामिल न करें। VITAके निवेदन और अनुबंध टेम्पलेट विशेष रूप से IT खरीद के लिए बनाए गए हैं और डीपीएस भाषा को शामिल करने से आपके आपूर्तिकर्ताओं/विक्रेताओं के लिए भ्रम की स्थिति पैदा हो सकती है। उदाहरण के लिए, आपके IT निवेदन में विक्रेता के मैनुअल का संदर्भ समस्या उत्पन्न कर सकता है, क्योंकि यह मैनुअल विक्रेता के दृष्टिकोण से सामान्य वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के लिए क्रय नियम और विनियम निर्धारित करता है तथा IT खरीद पर लागू नहीं होता है।

IT उच्च जोखिम समीक्षा प्रक्रिया शुरू करने के लिए, खरीद शासन अनुरोध (PGR) को मंजूरी मिलने के बाद, अपनी एजेंसी के IT संसाधन (एआईटीआर) को राष्ट्रमंडल के प्रौद्योगिकी पोर्टफोलियो प्रबंधन उपकरण, प्लानव्यू एंटरप्राइज 1 के माध्यम से उच्च जोखिम वाले IT निवेदन या अनुबंध की समीक्षा के लिए अनुरोध प्रस्तुत करने के लिए कहें। कृपया अपने AITR से IT निवेदन या अनुबंध पैकेज से संबंधित सभी दस्तावेज जमा करवाएं। VITAका परियोजना प्रबंधन प्रभाग (पीएमडी) अनुरोध प्राप्त करेगा और उच्च जोखिम वाले IT निवेदन या अनुबंध दस्तावेज़ पैकेज को VITA आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन (एससीएम), सुरक्षा और उद्यम वास्तुकला, IT निवेश प्रबंधन और उद्यम क्लाउड ओवरसाइट सेवा (ECOS) को भेजेगा, यदि लागू हो।

आपकी एजेंसी का प्रोक्योरमेंट ऑफ़िसर, OAG को आपका उच्च जोखिम वाला IT अनुरोध या कॉन्ट्रैक्ट समीक्षा का अनुरोध सबमिट करेगा। निम्नलिखित फ़ॉर्म भरकर, उच्च जोखिम वाले आईटी सॉलिसिटेशन या कॉन्ट्रैक्ट पैकेज के साथ, OAG में आपकी एजेंसी के अटॉर्नी को भेजा जाना चाहिए:  https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf

प्रोक्योरमेंट ऑफ़िसर को “प्रमुख IT प्रोक्योरमेंट्स, हाई-रिस्क प्रोक्योरमेंट्स और डेलिगेटेड प्रोक्योरमेंट्स के लिए न्यूनतम आवश्यकताएँ” नाम का मैट्रिक्स पूरा करना चाहिए और प्लानव्यू एंटरप्राइज़ 1 में हाई रिस्क IT सॉलिसिटेशन या कॉन्ट्रैक्ट डॉक्यूमेंट पैकेज के साथ सबमिट करने के लिए इसे अपनी एजेंसी AITR को देना चाहिए। मैट्रिक्स आपकी एजेंसी को यह पक्का करने में मदद करता है कि आपके उच्च जोखिम वाले अनुरोध और कॉन्ट्रैक्ट उच्च जोखिम वाली ज़रूरतों को पूरा करते हैं और वीटा को इसकी समीक्षा में मदद करते हैं। मैट्रिक्स की एक कॉपी VITA की वेबसाइट पर उपलब्ध है और इसे प्रोक्योरमेंट फ़ॉर्म पेज पर जाकर एक्सेस किया जा सकता है।

हां। कृपया अपनी IT एजेंसी के संसाधन (AITR)PGR से संपर्क करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि खरीद प्रशासन अनुरोध (CIO) आपके Commonwealth of Virginia उच्च जोखिम वाले अनुरोध या अनुबंध को समीक्षा के लिए प्रस्तुत करने से पहले के मुख्य सूचना अधिकारी ( ) द्वारा प्रस्तुत और अनुमोदित किया गया VITA था।

अगर आपके उच्च जोखिम वाले आईटी अनुरोध का कोई भी घटक क्लाउड सेवाओं के लिए है, तो आपको एंटरप्राइज़ क्लाउड ओवरसाइट सेवा (ECOS) मूल्यांकन फ़ॉर्म प्राप्त करना होगा, जिसे आप वीटा सेवा पोर्टल:https://vccc.vita.virginia.gov/vita पर एक्सेस कर सकते हैं।

“क्लाउड सर्विस असेसमेंट” खोजें और फिर पेज के निचले हिस्से में “1-1003 के लिए अटैचमेंट — अपेंडिक्स ए” पर स्क्रॉल करें और फ़ॉर्म डाउनलोड करें। ECOS मूल्यांकन को आपके उच्च जोखिम वाले IT निवेदन में अनुलग्नक के रूप में शामिल किया जाना चाहिए, तथा आपके प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) में दिए गए निर्देशों के अनुसार प्रस्तावकर्ताओं द्वारा इसे पूरा किया जाना चाहिए।

scminfo@vita.virginia.gov से संपर्क करेंक्लाउड के उपयुक्त नियम और शर्तों तक पहुँच के लिए।

उच्च जोखिम वाले अनुरोधों और कॉन्ट्रैक्ट के लिए एजेंसियों को सहायता उपलब्ध है। VITA प्रोक्योरमेंट (सप्लाई चैन मैनेजमेंट) में IT सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट, IT कॉन्ट्रैक्ट की शर्तों, जुड़े जोखिमों, काम के स्टेटमेंट, परफ़ॉर्मेंस के उपाय और सेवा स्तर के अनुबंध, प्रोजेक्ट माइलस्टोन और डिलिवरेबल्स टेबल, बातचीत और कॉन्ट्रैक्ट मैनेजमेंट के विकास पर प्रशिक्षण दिया जाता है। अगर इन विषयों में दिलचस्पी है, तो कृपया VITA प्रोक्योरमेंट को यहां ईमेल करें scminfo@vita.virginia.gov।

वीटा प्रोक्योरमेंट से आपको यह पक्का करने की सलाह मिलती है कि आपके आईटी सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट में मज़बूत प्रदर्शन के उपाय शामिल हों। प्रदर्शन के उपाय, सेवा के अपेक्षित स्तरों के क्वांटिफ़ेबल मेट्रिक्स होते हैं, और वे एक सफल कॉन्ट्रैक्ट की रीढ़ होते हैं। प्रदर्शन के उपाय ऐसे बनाए जाने चाहिए, ताकि सेवा के प्रावधानों पर सहमति के मुक़ाबले सप्लायर के प्रदर्शन पर सटीक और भरोसेमंद डेटा दिया जा सके। चुने गए मेट्रिक्स से सही तरीके से पता चल जाना चाहिए कि कितनी अच्छी तरह और किस हद तक, सप्लायर नियमित रूप से आपके कॉन्ट्रैक्ट में बताई गई सेवा के अपेक्षित स्तरों को पूरा करता है। चैप्टर 30.31  पर जाएं। अतिरिक्त मार्गदर्शन और उदाहरणों के लिए हमारे आईटी प्रोक्योरमेंट मैनुअल के प्रदर्शन के उपाय ।

परफ़ॉर्मेंस के हर माप को उससे जुड़े प्रवर्तन प्रावधान से जोड़ा जाना चाहिए। मज़बूत प्रवर्तन प्रावधान सप्लायर को कॉन्ट्रैक्ट में निर्धारित प्रदर्शन के उपायों को लगातार पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करेंगे। चैप्टर 30.3 पर जाएं।2  अतिरिक्त मार्गदर्शन और उदाहरणों के लिए वीटा के आईटी प्रोक्योरमेंट मैनुअल और परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक्स टूल टूल के प्रवर्तन प्रावधान और उपाय । साथ ही, प्रदर्शन के उपायों के प्रशिक्षण का वीडियो देखें।

अनुबंध संबंधी उपाय, परफ़ॉर्मेंस के ज़रूरी उपायों को पूरा न कर पाने के लिए सप्लायर को ठोस तरीके से जवाबदेह ठहराने का एक ज़रिया है। वे आपूर्तिकर्ता को अनुबंधित रूप से आवश्यक प्रदर्शन उपायों को लगातार पूरा करने या उनसे आगे निकलने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। ये उपाय आर्थिक दंड के रूप में हो सकते हैं, या अनुबंध संबंधी विकल्पों जैसे कि टर्मिनेशन या किसी अन्य सप्लायर से नज़रअंदाज़ की गई सेवाएँ लेने के रूप में हो सकते हैं। चैप्टर 30.32 पर जाएं। अतिरिक्त मार्गदर्शन और उदाहरणों के लिए हमारे आईटी प्रोक्योरमेंट मैनुअल और परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक्स टूल के प्रवर्तन प्रावधान और उपाय ।

VITA ने सिफारिश की है कि एजेंसियां अपने निवेदनों और अनुबंधों में परियोजना की उपलब्धियों और डिलीवरेबल्स तालिका को शामिल करें। कृपया प्रोजेक्ट माइलस्टोन्स और डिलिवरेबल्स टेम्पलेट डाउनलोड करें और वर्ड डॉक्यूमेंट में मिले निर्देशों का पालन करें।